Was ist ZUGFeRD bzw. Factur-X?
ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland") und das technisch identische französische Format Factur-X sind hybride E-Rechnungen. Das bedeutet: Eine einzige Datei enthält zwei Sichten auf dieselbe Rechnung.
- Ein maschinenlesbares XML nach dem europäischen Standard EN16931 – damit kann die Buchhaltungssoftware des Empfängers die Rechnung automatisch und ohne Abtippen verarbeiten.
- Ein menschenlesbares PDF – die gewohnte, druckbare Rechnung, die jede:r Sachbearbeiter:in lesen kann.
Der Clou: Beides steckt in einer Datei. Das XML ist als Anhang in einem PDF/A-3 eingebettet. Empfänger:innen, die noch manuell arbeiten, öffnen einfach das PDF; Systeme, die automatisieren, lesen das eingebettete XML aus. Es muss nichts doppelt verschickt werden.
Warum ein Hybridformat?
Reine PDF-Rechnungen sind für Menschen bequem, aber für Maschinen nahezu wertlos – jede Position müsste mühsam ausgelesen oder abgetippt werden. Reine XML-Rechnungen (etwa XRechnung) sind umgekehrt perfekt für Maschinen, für Menschen aber kaum lesbar.
Das Hybridformat löst diesen Zielkonflikt: Eine Datei bedient beide Welten gleichzeitig. Der Empfänger entscheidet selbst, ob er das XML automatisiert verarbeitet oder das PDF sichtet – ohne dass der Absender zwei verschiedene Dokumente verwalten muss. Genau deshalb gilt ZUGFeRD/Factur-X als der pragmatische Brückenstandard auf dem Weg in die rein elektronische Rechnungswelt.
Eine Datei, zwei Leser: Das PDF/A-3 ist für das menschliche Auge, das eingebettete EN16931-CII-XML für die Software des Empfängers. Beides ist garantiert derselbe Rechnungsinhalt.
Die kommende verpflichtende B2B-E-Rechnung
Deutschland führt die verpflichtende elektronische Rechnung im B2B-Bereich schrittweise ein. Wichtig für jeden Shop:
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Eine reine PDF reicht dafür nicht mehr aus.
- Die Pflicht zum Versand strukturierter E-Rechnungen wird in den folgenden Jahren gestaffelt eingeführt und greift bis 2027/2028 nach und nach für weitere Unternehmen.
ZUGFeRD/Factur-X erfüllt diese Anforderung, weil das eingebettete XML dem europäischen Standard EN16931 entspricht – demselben semantischen Modell, auf dem auch die XRechnung beruht. Wer heute schon konforme Hybrid-Rechnungen erzeugt, ist für die Versandpflicht gerüstet.
Empfangspflicht ist bereits aktiv. Wenn Ihr Shop B2B-Kund:innen beliefert, sollte er strukturierte E-Rechnungen ausstellen können – die Empfangsseite ist seit Anfang 2025 Pflicht, die Versandseite folgt gestaffelt. Frühzeitiges Umstellen erspart Hektik kurz vor dem jeweiligen Stichtag.
Der technische Stack
Eine konforme ZUGFeRD-/Factur-X-Datei besteht aus drei genau definierten Bausteinen. Sequent erzeugt alle drei und prüft das Ergebnis anschließend gegen.
| EN16931 | Der europäische semantische Standard für die E-Rechnung. Definiert, welche Felder eine Rechnung enthalten muss (z. B. Beträge, Steuersätze, Zahlungsbedingungen) und wie sie zu interpretieren sind. |
|---|---|
| CII (Cross Industry Invoice) | Die XML-Syntax, in der das EN16931-Modell ausgedrückt wird. Das ist die strukturierte, maschinenlesbare Schicht der Rechnung. |
| PDF/A-3 | Das archivtaugliche PDF-Format, das das Einbetten beliebiger Anhänge erlaubt. Hier wird das CII-XML als integrierter Anhang im sichtbaren PDF abgelegt. |
| Ergebnis | Eine Hybriddatei: ein PDF/A-3 mit eingebettetem EN16931-CII-XML – zugleich menschen- und maschinenlesbar. |
Wie Sequent es umsetzt
Sequent erzeugt die konforme Hybrid-Rechnung vollständig innerhalb von WordPress und WooCommerce. Es ist kein externer Dienst nötig, es fallen keine Gebühren pro Dokument an, und die Rechnungsdaten verlassen Ihren Server nicht.
- Schritt 1 – CII-XML erzeugen. Aus den Bestelldaten in WooCommerce baut Sequent ein EN16931-konformes CII-XML mit allen Pflichtfeldern.
- Schritt 2 – In PDF/A-3 einbetten. Das XML wird in das sichtbare PDF/A-3 der Rechnung eingebettet – aus zwei Sichten wird eine konforme Hybriddatei.
- Schritt 3 – Zurücklesen & prüfen. Sequent liest das eingebettete XML wieder aus und verifiziert, dass die Hybriddatei sauber „round-trippt" – ein direkter Konformitätsnachweis, dass XML und PDF zusammenpassen.
ZUGFeRD ist eine Pro-Funktion von Sequent
Konforme Hybrid-Rechnungen – EN16931-CII-XML in PDF/A-3, erzeugt und zurückgelesen direkt in WordPress, ganz ohne Cloud und ohne Gebühren pro Dokument.
Pro freischalten →Was Sequent konkret leistet
- EN16931-konformes CII-XML aus jeder WooCommerce-Bestellung – inklusive Beträge, Steuersätze und Zahlungsbedingungen.
- Einbettung in PDF/A-3, sodass eine einzige Datei zugleich menschen- und maschinenlesbar ist.
- Round-Trip-Prüfung: das eingebettete XML wird zurückgelesen und gegen den erwarteten Inhalt verifiziert.
- Alles lokal in Ihrer WordPress-Installation – keine externe Cloud, keine API-Gebühren pro Dokument, keine Datenweitergabe.
Häufige Fragen
Was ist ZUGFeRD bzw. Factur-X?
ZUGFeRD (und das identische französische Format Factur-X) ist eine hybride E-Rechnung: eine PDF/A-3-Datei, in die ein maschinenlesbares, EN16931-konformes CII-XML eingebettet ist. Eine Datei ist damit zugleich menschen- und maschinenlesbar.
Brauche ich für ZUGFeRD einen externen Cloud-Dienst?
Nein. Sequent erzeugt die konforme Hybrid-Rechnung vollständig innerhalb Ihrer WordPress- bzw. WooCommerce-Installation. Es gibt keinen externen Dienst und keine Gebühren pro Dokument; die Daten verlassen Ihren Server nicht.
Ab wann muss mein Shop E-Rechnungen verarbeiten können?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte B2B-E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand wird gestaffelt bis 2027/2028 eingeführt.
Worin unterscheidet sich ZUGFeRD von der XRechnung?
Beide beruhen auf dem semantischen Standard EN16931. Die XRechnung ist ein reines XML-Format, während ZUGFeRD/Factur-X ein Hybridformat ist: dasselbe EN16931-CII-XML, zusätzlich in ein sichtbares PDF/A-3 eingebettet. So ist die Rechnung für Maschinen und Menschen gleichermaßen nutzbar.