Was verlangt §14 UStG?
Nach §14 UStG muss jede Rechnung eine einmalig vergebene, fortlaufende Nummer tragen. Diese Nummer dient der eindeutigen Identifikation des Belegs und stellt sicher, dass keine Rechnung doppelt im Umlauf ist. In der Praxis bedeutet das: Aus der Nummer muss hervorgehen, dass sie nur ein einziges Mal verwendet wurde.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen „einmalig" und „lückenlos": Eine Lücke in der Nummernfolge (etwa, weil eine begonnene Bestellung abgebrochen wurde) ist rechtlich tolerierbar – sofern sie nachvollziehbar erklärt werden kann. Genau das wird im Streitfall mit dem Finanzamt aber zum Aufwand. Sequent geht deshalb einen Schritt weiter und garantiert eine lückenlose Nummerierung, sodass es nie etwas zu erklären gibt.
Der typische Stolperstein. Bei mehreren gleichzeitigen Checkouts vergeben naive Lösungen entweder dieselbe Nummer zweimal (Duplikat) oder lassen Nummern aus (Lücke), weil zwei Prozesse parallel auf denselben Zählerstand zugreifen. Beides ist vermeidbar.
Die technische Herausforderung: gleichzeitige Bestellungen
Stellen Sie sich zwei Kund:innen vor, die im selben Moment den Bestellvorgang abschließen. Beide Prozesse lesen den aktuellen Zählerstand, erhöhen ihn um eins und schreiben ihn zurück. Ohne Schutz lesen beide denselben Ausgangswert – das Ergebnis ist eine doppelte Nummer oder eine ausgelassene Stelle. Im Webshop mit parallelem Traffic ist das kein Randfall, sondern Alltag.
Die Lösung: eine Datenbank-Sperre
Sequent vergibt die Rechnungsnummer über einen serialisierten Zähler innerhalb derselben Datenbank-Transaktion, die den Rechnungsdatensatz erzeugt. Eine Datenbank-Sperre (Lock auf den Zähler) stellt sicher, dass zu jedem Zeitpunkt nur ein Prozess die nächste Nummer ziehen kann. So bleibt die Folge auch bei gleichzeitigen Checkouts streng fortlaufend und gapfrei.
Entscheidend ist außerdem: Eine Nummer wird erst verbraucht, wenn der Rechnungsdatensatz tatsächlich festgeschrieben (committed) wird. Bricht der Vorgang ab, wird die Transaktion zurückgerollt – und dabei wird keine Nummer verbraucht. Es entsteht also auch dann keine Lücke, wenn ein Bestellvorgang scheitert.
- Schritt 1 – Sperre setzen. Beim Anlegen der Rechnung öffnet Sequent eine Datenbank-Transaktion und sperrt den Zähler für diese Belegreihe. Andere parallele Vorgänge warten, bis die Sperre frei wird.
- Schritt 2 – Nummer ziehen. Innerhalb der Sperre wird der Zähler um eins erhöht und die nächste fortlaufende Nummer reserviert – garantiert nur einmal vergeben.
- Schritt 3 – Beleg festschreiben. Rechnung und neuer Zählerstand werden gemeinsam in derselben Transaktion gespeichert. Erst mit dem Commit ist die Nummer endgültig verbraucht.
- Schritt 4 – Rollback ohne Lücke. Scheitert das Speichern, wird alles zurückgerollt: Der Zähler steht wieder auf dem alten Wert, die Nummer wird nicht verbraucht – keine Lücke.
Gapfreie Rechnungsnummern sind in Sequent bereits enthalten
Die lückenlose, fortlaufende Nummerierung gehört zum kostenlosen Funktionsumfang von Sequent – ohne Konfigurationsaufwand und ohne externe Cloud.
Sequent ansehen →Unveränderbarkeit: der Beleg als Snapshot
Ein zentraler GoBD-Grundsatz ist die Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen. Sobald eine Rechnung ausgestellt ist, speichert Sequent sie als unveränderlichen Snapshot. Der Beleg lässt sich nachträglich nicht mehr bearbeiten – weder Betrag, Datum noch Empfänger.
Muss eine Rechnung korrigiert werden, geschieht das ausschließlich über eine Storno- oder Gutschriftsrechnung – niemals durch nachträgliches Ändern des Originals. Auch diese Korrekturbelege erhalten eine eigene, fortlaufende Nummer aus derselben gesperrten Reihe. So bleibt die gesamte Belegkette lückenlos und nachvollziehbar.
| §14 UStG | Pflicht zur einmaligen, fortlaufenden Rechnungsnummer |
|---|---|
| Lücken | Tolerierbar, wenn erklärbar – Sequent garantiert dennoch lückenlos |
| Vergabe | Serialisierter Zähler in derselben DB-Transaktion, per Datenbank-Sperre |
| Rollback | Abgebrochener Vorgang verbraucht keine Nummer – keine Lücke |
| Unveränderbarkeit | Ausgestellte Rechnung als unveränderlicher Snapshot (GoBD) |
| Korrekturen | Ausschließlich über Storno-/Gutschriftsrechnungen |
Kleinunternehmer, Reverse Charge & Aufbewahrung
Sequent berücksichtigt die wichtigsten umsatzsteuerlichen Sonderfälle automatisch:
§19 UStG – Kleinunternehmerregelung
Liegen Ihre Umsätze unter den Schwellen von 25.000 € (Vorjahr) bzw. 100.000 € (laufendes Jahr), können Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Sequent ergänzt dann automatisch den Hinweis nach §19 UStG und weist keine Umsatzsteuer aus.
§13b UStG – Reverse Charge
Bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge nach §13b UStG) – etwa bei bestimmten innergemeinschaftlichen B2B-Leistungen – ergänzt Sequent den entsprechenden Reverse-Charge-Hinweis und stellt die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus.
GoBD – Aufbewahrungsfristen
Die GoBD geben klare Aufbewahrungsfristen vor: 8 Jahre für Rechnungen und 10 Jahre für Bücher bzw. Buchungsbelege. Sequent legt jeden Beleg revisionssicher und unveränderlich ab, sodass die Fristen problemlos eingehalten werden können.
| §19 UStG | Kleinunternehmer: 25.000 € (Vorjahr) / 100.000 € (laufendes Jahr); Hinweis nach §19 UStG, ohne USt |
|---|---|
| §13b UStG | Reverse Charge – Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers; automatischer Hinweis |
| Aufbewahrung Rechnungen | 8 Jahre (GoBD) |
| Aufbewahrung Bücher | 10 Jahre (GoBD) |
| Gutschriften | Storno-/Gutschriftsrechnungen vollständig unterstützt |
Wie Sequent es in WooCommerce umsetzt
- Lückenlose, fortlaufende Nummern über einen per Datenbank-Sperre serialisierten Zähler – auch bei parallelen Bestellungen.
- Rollback-sicher: Eine Nummer wird erst beim Festschreiben des Belegs verbraucht – kein abgebrochener Checkout erzeugt eine Lücke.
- Unveränderliche Belege als Snapshot; Korrekturen ausschließlich per Storno-/Gutschriftsrechnung.
- Automatische §19- und §13b-Hinweise sowie korrekte USt-Behandlung.
- Vollständig in Ihrer WordPress-Installation – keine externe Cloud, keine Datenweitergabe.
Häufige Fragen
Sind Lücken in der Rechnungsnummerierung verboten?
§14 UStG verlangt eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer. Lücken sind rechtlich tolerierbar, solange sie nachvollziehbar erklärt werden können. Sequent garantiert jedoch eine lückenlose Nummerierung, sodass es nie etwas zu erklären gibt.
Wie verhindert Sequent doppelte Nummern bei gleichzeitigen Bestellungen?
Sequent vergibt die Rechnungsnummer über einen serialisierten Zähler innerhalb derselben Datenbank-Transaktion, die den Beleg erzeugt. Eine Datenbank-Sperre stellt sicher, dass auch bei parallelen Checkouts jede Nummer streng fortlaufend und nur einmal vergeben wird. Eine Nummer wird erst verbraucht, wenn der Beleg tatsächlich gespeichert wird.
Kann eine ausgestellte Rechnung nachträglich geändert werden?
Nein. Nach den GoBD gilt der Grundsatz der Unveränderbarkeit. Eine ausgestellte Rechnung wird als unveränderlicher Snapshot gespeichert. Korrekturen erfolgen über Storno- bzw. Gutschriftsrechnungen, niemals durch Bearbeiten des Originals.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Nach den GoBD gelten 8 Jahre für Rechnungen und 10 Jahre für Bücher bzw. Buchungsbelege. Sequent legt jeden Beleg revisionssicher und unveränderlich ab.