Das monatliche Übergabe-Chaos – und warum es teuer ist
Jeden Monat dasselbe Spiel: Umsätze aus dem Shop exportieren, Tabellen zusammenstellen, Zahlungseingänge zuordnen, Belege sortieren und alles irgendwie an die Steuerkanzlei übergeben. Häufig endet das in manuellem Copy-Paste oder im Abtippen von Buchungssätzen – fehleranfällig, zeitraubend und für beide Seiten ärgerlich. Tippfehler bei Beträgen, falsche Konten oder vergessene Vorgänge führen zu Rückfragen, Korrekturen und vermeidbaren Beraterkosten.
Die elegante Lösung ist eine standardisierte, maschinenlesbare Übergabe. Genau dafür gibt es im deutschen Steuerwesen ein etabliertes Format: den DATEV EXTF Buchungsstapel.
Über die DATEV-Softwarewelt arbeitet ein Großteil der deutschen Steuerberater:innen. Wer seine Buchungsdaten DATEV-konform übergibt, spricht die Sprache der Kanzlei – und macht die Übernahme zu einem einzigen Importvorgang.
Was ist der DATEV EXTF Buchungsstapel?
DATEV ist das dominierende Software-Ökosystem für Buchhaltung und Steuerberatung in Deutschland. EXTF ist das CSV-basierte Import-/Export-Format, über das Daten in die DATEV-Anwendungen eingelesen werden. Der Buchungsstapel ist dabei die zentrale Datei: Sie enthält die einzelnen Buchungssätze (Geschäftsvorfälle) eines Zeitraums – mit Betrag, Soll/Haben, Konten, Belegfeldern, Datum und Steuerschlüssel.
Liegt dieser Buchungsstapel im korrekten EXTF-Aufbau vor, kann ihn die Kanzlei mit wenigen Klicks importieren. Aus „bitte schicken Sie mir Ihre Umsätze" wird ein definierter, wiederholbarer Vorgang – Monat für Monat identisch.
Ein Klick statt Copy-Paste
Sequent erzeugt aus den Bestell- und Zahlungsdaten Ihres Shops einen DATEV-konformen EXTF-Buchungsstapel – per Klick. Die Datei wird lokal in Ihrer WordPress-Installation generiert; es ist keine externe Cloud und keine Weitergabe Ihrer Geschäftsdaten an Dritte nötig.
- Zeitraum wählen. Sie legen den Buchungsmonat bzw. den Abrechnungszeitraum fest, den Sie übergeben möchten.
- EXTF-Buchungsstapel erzeugen. Sequent stellt die Umsätze und die zugehörigen Felder im DATEV-Format zusammen und erzeugt die Buchungsstapel-Datei.
- An die Kanzlei übergeben. Sie laden die Datei herunter und reichen sie ein – Ihr:e Steuerberater:in importiert sie direkt in DATEV, ohne Abtippen.
DATEV-Export & VIES-Prüfung sind Pro-Funktionen
Der EXTF-Buchungsstapel-Export und die automatische VIES-USt-IdNr.-Prüfung sind Teil von Sequent Pro – ohne externe Dienste, direkt in WooCommerce.
Pro freischalten →VIES USt-IdNr.-Prüfung als Nachweis
Verkaufen Sie an Geschäftskund:innen im EU-Ausland, können Lieferungen unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei behandelt werden – als innergemeinschaftliche Lieferung oder im Reverse-Charge-Verfahren (§13b UStG). Voraussetzung ist unter anderem eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Empfängers.
Sequent gleicht diese USt-IdNr. automatisch gegen das EU-VIES-System (VAT Information Exchange System) ab und protokolliert das Ergebnis mit Zeitstempel. Damit verfügen Sie über den Nachweis, dass die Nummer zum Zeitpunkt des Geschäfts geprüft und bestätigt wurde – genau die Dokumentation, die das Finanzamt für die steuerfreie Behandlung erwartet.
Wichtig fürs Finanzamt. Die bloße Angabe einer USt-IdNr. genügt nicht – maßgeblich ist die dokumentierte qualifizierte Bestätigung. Das protokollierte VIES-Ergebnis mit Datum und Uhrzeit ist Ihr belastbarer Nachweis im Falle einer Prüfung.
| Exportformat | DATEV EXTF Buchungsstapel (CSV) |
|---|---|
| Empfänger | Ihr:e Steuerberater:in / DATEV-Software |
| Erzeugung | Per Klick, lokal in WordPress – keine externe Cloud |
| VIES-Prüfung | Automatischer Abgleich der USt-IdNr. gegen das EU-VIES-System |
| Nachweis | Protokolliertes VIES-Ergebnis mit Zeitstempel |
| Anwendungsfall VIES | Innergemeinschaftliche Lieferung & Reverse-Charge (§13b UStG) |
| Verfügbarkeit | Pro-Funktion |
Wie Sequent es in WooCommerce umsetzt
- Ein-Klick-EXTF-Export: DATEV-konformer Buchungsstapel für den gewählten Zeitraum – ohne manuelles Abtippen.
- Automatische VIES-Prüfung der EU-USt-IdNr. mit protokolliertem Ergebnis und Zeitstempel.
- Nachweis für steuerfreie EU-Lieferungen (innergemeinschaftlich / Reverse-Charge) direkt dokumentiert.
- Vollständig in Ihrer WordPress-Installation – keine externe Cloud, keine Datenweitergabe.
Häufige Fragen
Was ist der DATEV EXTF Buchungsstapel?
EXTF ist das CSV-Importformat von DATEV. Der Buchungsstapel enthält die einzelnen Geschäftsvorfälle (Buchungssätze) eines Zeitraums, die der Steuerberater direkt in die DATEV-Software einlesen kann – ohne manuelles Abtippen.
Ersetzt der DATEV-Export meinen Steuerberater?
Nein. Der Export bereitet die Buchungsdaten Ihres Shops so auf, dass Ihr:e Steuerberater:in sie mit einem Klick importieren kann. Die Buchhaltung und steuerliche Würdigung bleibt bei der Kanzlei.
Was prüft die VIES USt-IdNr.-Prüfung?
Sequent gleicht die EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Ihres Geschäftskunden automatisch gegen das EU-VIES-System ab und protokolliert das Ergebnis mit Zeitstempel – als Nachweis für steuerfreie innergemeinschaftliche bzw. Reverse-Charge-Lieferungen.
Wo wird die EXTF-Datei erzeugt?
Komplett lokal in Ihrer WordPress-Installation. Es werden keine Geschäftsdaten an eine externe Cloud übertragen – Sie laden die fertige Datei herunter und übergeben sie Ihrer Kanzlei.